La automatización de procesos consiste en la optimización de tareas a través del uso de software; esto aplica principalmente sobre tareas repetitivas (generalmente manuales) y fáciles de realizar.
Su aplicación genera ahorro de costos, fiabilidad y eficiencia en procesos fáciles de desglosar, con reglas sencillas y con un gran volumen de transacciones.
También es importante su aplicación en flujos de trabajo con grandes cargas documentales y propensos al error humano.
Las soluciones de RPA son escalables y pueden trabajar de manera integrada con otras soluciones como es la Inteligencia Artificial, complementándose y enriqueciéndose con el objetivo de tener finalmente una solución empresarial que permita cubrir procesos más complejos como es la prevención de sucesos y mejorar el proceso de toma de decisiones.
¿Cuándo aplicar un RPA?
Se recomienda aplicar la automatización de procesos cuando las empresas necesitan aumentar su productividad y eficiencia, con el fin de mejorar su nivel de competitividad en el mercado.
Existen muchos casos de uso que pueden ser fácilmente automatizables, buscando siempre como objetivo final la generación de eficiencia y productividad, pero deben considerar que aquellos procesos deben ser:
- Repetitivos.
- Manuales.
- De baja complejidad.
- Muy estandarizados.
Solo si el proceso cumple los requisitos podremos asegurar un inmediato retorno de la inversión.
Errores frecuentes en la automatización de procesos
Se registran 3 errores que se cometen frecuentemente en la automatización de procesos:
1.- Automatizar los procesos incorrectos.
Es importante comprender primero por qué y qué se necesita automatizar, para no terminar automatizando procesos innecesarios.
2.- Agregar más recursos a un proceso ineficiente.
Podríamos decir que deriva del punto anterior, adicionalmente en este caso se considera que agregar más robots va a generar eficiencia al proceso.
Si el proceso de por sí es ineficiente y no se identifican las verdaderas causas y costos de las ineficiencias, agregar tecnología no va a generar mejoras.
3.- Centrarse solo en las ganancias y no en las mejoras del proceso.
El rediseño simple de un proceso puede generar muchos beneficios en términos de eficiencia, productividad y calidad, una vez lograda la optimización, recién debe evaluarse la posibilidad de robotización.
Muchas veces se invierte en automatizar un proceso cuando lo más barato y sencillo es rediseñar.
Para Finalizar
Lo primordial es analizar correctamente los procesos de la empresa e identificar aquellos que cumplen con los requisitos mínimos indispensables: procesos transaccionales, manuales, maduros y estandarizados, con alta demanda de horas-hombre y con reglas de negocio sencillas y bien definidas, solo si el proceso cumple con estos requisitos podremos asegurar un inmediato retorno de la inversión (ROI).
Jaime Chumpitazi
SubGerente de software factory
VALTX - TECNOLOGÍA QUE GENERA RESULTADOS
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